Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Wer wir sind

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist die Foto & Filmwerk OG, Hehenberg 46, 4540 Bad Hall, Österreich, Telefon +43 660 2579943, E-Mail info@fotofilmwerk.at. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter dieser Adresse. Eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind.

2. Was diese Erklärung umfasst

Diese Erklärung gilt für unsere Website www.fotofilmwerk.at, für unser Kundenportal und die Online-Galerien unter fotofilmwerk.at (Brautpaar-Portal, Galerien, Kunden- und Mitarbeiterlogin) sowie für die Kommunikation per E-Mail und Kontaktformular. Wir verarbeiten deine Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

3. Besuch der Website

Wenn du unsere Website aufrufst, verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Das brauchen wir, um dir die Seite anzuzeigen und sie sicher zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs werden von den Hosting-Anbietern nach kurzer Zeit gelöscht.

Unsere Hauptwebsite wird mit Squarespace betrieben (Squarespace Ireland Limited, Dublin, Irland, mit Konzernmutter in den USA). Dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Squarespace ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Schriften auf der Hauptwebsite lädt Squarespace über Adobe Fonts (Adobe Systems Software Ireland Ltd.), dabei wird deine IP-Adresse an Adobe übertragen.

Unser Kundenportal und die Galerien laufen auf Servern der easyname GmbH, Canettistraße 5/10, 1100 Wien, Österreich, in Rechenzentren in der EU. Mit easyname haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Schrift Poppins liefern wir im Portal selbst aus, es wird dafür keine Verbindung zu Google aufgebaut.

4. Kontakt per E-Mail, Telefon oder Formular

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Hochzeits- oder Eventdatum und deine Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens nach zwei Jahren. Kommt ein Auftrag zustande, bewahren wir Unterlagen so lange auf, wie es die steuer- und unternehmensrechtlichen Pflichten verlangen (in Österreich in der Regel sieben Jahre, § 132 BAO).

5. Kundenportal und Brautpaar-Portal

Im Portal kannst du dich mit Zugangscode oder E-Mail und Passwort anmelden und Angaben zu deinem Auftrag eintragen, etwa Ablauf, Ansprechpersonen, Adressen und Wünsche. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um deinen Auftrag zu planen und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Passwörter speichern wir nur verschlüsselt (gehasht). Wenn du die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt, schicken wir dir Einmal-Codes per E-Mail. Nach Abschluss des Auftrags löschen wir die Portaldaten, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

6. Online-Galerien

Deine Fotos und Filme liegen in unserer Cloud bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland bzw. Finnland. Wir betreiben dort eine eigene Nextcloud. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Bilder werden beim Ansehen und Herunterladen direkt aus dieser Cloud geladen.

Wenn du in einer Galerie deine E-Mail-Adresse und optional deinen Namen angibst, speichern wir diese zusammen mit deinen Favoriten, damit du sie auf jedem Gerät wiederfindest und uns deine Auswahl schicken kannst. Wir protokollieren außerdem, wann eine Galerie geöffnet, ein Favorit markiert oder etwas heruntergeladen wurde, inklusive Gerätetyp und einer verschlüsselten Form der IP-Adresse. Bei einem Aufruf oder Download bekommen wir eine kurze Benachrichtigung per E-Mail. Das dient der Abwicklung deines Auftrags und unserem berechtigten Interesse, zu wissen, ob die Bilder angekommen sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Aktivitätsdaten löschen wir nach spätestens zwei Jahren.

Jede Galerie hat ein Ablaufdatum. Ein paar Tage vorher bekommst du von uns eine Erinnerung per E-Mail, damit du deine Bilder rechtzeitig sichern kannst. Nach Ablauf wird die Galerie offline genommen.

Einen Personen-Filter mit Gesichtserkennung schalten wir nur ein, wenn die abgebildeten Personen ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du kannst diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

7. Cookies

Im Portal und in den Galerien setzen wir nur technisch notwendige Cookies. Sie enthalten keine Werbe- oder Tracking-Kennungen und werden nicht an Dritte weitergegeben (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

  • ffwg…: Merkt sich, dass du das Passwort einer Galerie eingegeben hast, 30 Tage

  • ffwp…: Merkt sich die richtige Download-PIN, 30 Tage

  • ffwb…: Ordnet dir deine Favoriten in einer Galerie zu, bis zu 1 Jahr

  • ffwa…: Zählt einen Galerieaufruf nur einmal, 6 Stunden

  • ffwv…: Vorschau-Zugang für noch nicht veröffentlichte Galerien, 3 Tage

  • ffwk: Hält dich nach der Anmeldung mit deinem Zugangscode im Kundenportal angemeldet, 30 Tage oder bis zum Abmelden

  • FFWADMIN: Sitzung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bis zum Schließen des Browsers

  • FFWSTAY: „Angemeldet bleiben“ für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 1 Jahr

Auf unserer Hauptwebsite fragen wir dich beim ersten Besuch, welche Cookies du erlaubst. Notwendige Cookies von Squarespace sind immer aktiv. Statistik (Google Analytics 4 über das Squarespace-Tag, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) sowie externe Medien wie YouTube, Vimeo oder ElevenLabs laden wir nur, wenn du zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; die Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Deine Auswahl kannst du jederzeit über „Einstellungen“ im Cookie-Hinweis ändern oder widerrufen.

8. E-Mails

System-E-Mails (Zugangsdaten, Einmal-Codes, Galerie-Erinnerungen und Benachrichtigungen an uns) versenden wir über unseren E-Mail-Server bei easyname in Österreich.

9. Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile, zum Beispiel bei Instagram und Facebook. Das sind einfache Links. Erst wenn du darauf klickst, verbindest du dich mit dem jeweiligen Netzwerk; dann gilt dessen Datenschutzerklärung.

10. Empfänger deiner Daten

Deine Daten sehen nur wir und die oben genannten Dienstleister, soweit sie diese für ihre Leistung brauchen. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter. Fotos aus deinem Auftrag zeigen wir nur dann öffentlich, etwa im Portfolio oder in sozialen Medien, wenn du zugestimmt hast.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreib uns dafür einfach an info@fotofilmwerk.at.

Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht richtig verarbeiten, kannst du dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

12. Sicherheit

Alle Verbindungen zu unserer Website, dem Portal und der Cloud sind per TLS verschlüsselt. Galerien können mit Passwort und Download-PIN geschützt werden, Zugänge zum Portal sind gegen zu viele Fehlversuche abgesichert.

13. Änderungen

Wenn sich unsere Website oder unsere Dienste ändern, passen wir diese Erklärung an. Es gilt immer die hier veröffentlichte Fassung.